Ja, bestemt! Den ligger her:

🇩🇰 Dansk introvideo
🇬🇧 Engelsk introvideo

Du skal altid følge linket ved at klikke på knappen ‘Gå til dit GDPR-overblik’ i den mail, du modtager. Når du har gjort det, vil du få vist et skærmbillede, hvor du skal logge på med din Microsoft-konto.

Hvis du vil gemme linket til medarbejderportalen, skal du gøre det fra det skærmbillede, hvor du logger ind med din Microsoft-konto. Når du først er inde på portalen, vil linket ikke længere virke.

Hvor ofte du modtager mails fra Data Discovery-løsningen afhænger af, hvad din administrator har opsat. De fleste organisationer har sat løsningen til at sende mails ud med en bestemt frekvens, f.eks. en gang om måneden. Hvis du vil vide mere, så spørg administratoren i din organisation eller din leder.

Når du ser et søgeresultat i medarbejderportalen, kan du klikke på dokumentet eller mailen ved at klikke på overskriften. Vi anbefaler, at du ser denne korte video, der viser, hvordan du foretager handlinger i din medarbejderportal.

Hvis du er i tvivl, skal du spørge din leder eller administratoren for løsningen.

Når du har valgt at slette en fil, vil den fremgå af listen ‘Markeret til sletning’. Det vil også fremgå, hvor lang tid der går, inden filen bliver slettet.

Ja, du kan blot vælge ‘Fortryd markering til sletning’ ude til højre i listen ‘Markeret til sletning’.

- En fil, der kræver handling, er automatisk bekræftet, hvilket betyder, at vi er meget sikre på, at den indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Du skal derfor blot tage en beslutning - enten slette eller beholde filen.

- En fil, der kræver gennemgang, er ikke automatisk bekræftet - her skal du selv vurdere, om filen indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Hvis det kan bekræftes, skal du herefter vælge den rette handling.

Der kan være flere grunde til, at bestemte filer ikke vises på din liste:

1. Datatypen er ikke dækket af løsningen
Vores løsning identificerer specifikke typer af persondata. Hvis du forventer at se en bestemt type GDPR-data, men den ikke vises, kan du tjekke Hvilke typer persondata kan løsningen finde? i denne FAQ.

2. Filen overtræder (endnu) ikke de konfigurerede politikker
Din administrator har opsat politikker, der bestemmer, hvilke filer der bliver markeret. Hvis dataene i filen ikke overtræder nogen af disse politikker, vil den ikke blive vist på din liste.

3. Niveauet af nøjagtighed er for lavt
Løsningen anvender en nøjagtighedsvurdering for klassificering af data. Hvis de identificerede data ligger under det niveau, som din administrator har konfigureret, vises de ikke.

4. Dataene er testdata eller ugyldige
Hvis du har brugt testdata eller indtastet ugyldige oplysninger (f.eks. et fiktivt CPR-nummer som 112233-1122), vil de muligvis ikke bestå vores valideringskontrol og dermed ikke blive vist i resultaterne.

Du kan invitere en ny admin-bruger under menupunktet ‘Admin Users’. Bemærk, at medarbejdere ikke skal inviteres til platformen, medmindre de skal administrere løsningen. De får adgang til medarbejderportalen via den e-mailkampagne, der sendes fra platformen.

Under menupunktet ‘Email Campaigns’ kan du sende kampagner til medarbejderne. Du kan vælge, om kampagnen skal sendes én gang eller gentagne gange, og om den skal sendes til specifikke medarbejdere, afdelinger eller alle medarbejdere. Du kan også tilføje din egen besked til e-mailen.

Har du spørgsmål eller ønsker uddybning, så kontakt os gerne på support@sheltr.eu.

Dashboardet giver dig et overblik over din organisations status:

- Øverste graf viser jeres fremskridt og kan filtreres efter filstatus, afdeling eller datakilde.
‍
- Nederste graf viser, hvor meget der er fundet, som kræver handling. Du kan f.eks. se top 5 medarbejdere, der måske har brug for lidt nudging, eller søge efter resultater opdelt på afdelinger, GDPR-datakategorier eller datakilder.

- Du kan tilføje filtre i øverste højre hjørne.

Bemærk, at graferne skelner mellem antal filer og antal forekomster af data, hvor det sidste som regel er et højere tal.

Når filer er mappet til en ny bruger, vises de ikke længere for den oprindelige ejer, men for den bruger, de er mappet til.

Det betyder:
Medarbejderportalen: Filerne vil ikke længere være synlige for den oprindelige ejer, men vil i stedet vises i listen hos den nye ejer.
Administratorplatform: Filerne vises relateret til den nye ejer, hvilket betyder, at de både under ‘Flagged files’ og i diagrammerne vises under den nye ejer og den nye ejers afdeling. hvis det er relevant.

Hvis du vælger at slette mappingen, vil filerne automatisk vende tilbage til den oprindelige ejer igen, både i grafer, Flagged files og på medarbejderportalen.

NB!!! Specifikt for Sharepoint
Hvis du vælger at slette en mapping på Sharepoint, vil filerne ophøre med at have en ejer og skal efterfølgende mappes manuelt. Det skyldes, at der ikke er en ejer på den enkelte location på Sharepoint, på samme måde som der er for Exchange og OneDrive.

På SharePoint fungerer ejerskab anderledes end på Exchange eller OneDrive, hvor der er en tydelig ejer af lokationen. For at tildele ejerskab til en fil ser vi derfor på følgende faktorer:

- Senest redigeret af – Hvis en bruger har redigeret filen, tildeles ejerskab til denne.
- Oprettet af – Hvis ingen redigering er registreret, tildeles ejerskab til den bruger, der har oprettet filen.
‍
Hvis ingen af disse oplysninger er tilgængelige, skal filen manuelt mappes til en ejer.

Det kan du desværre ikke i øjeblikket, men det er på vores roadmap. Indtil da anbefaler vi, at du tager et skærmbillede, hvis du har brug for en graf i en PowerPoint-præsentation eller PDF til ledelsesrapportering.

Medarbejdere: Følg altid linket i den mail, du har modtaget. Klik på ‘Gå til dit GDPR-overblik’, og log derefter ind med din Microsoft-konto.
‍
Administratorer: Gå til dd.sheltr.eu/login og log ind med din Microsoft-konto.

Løsningen er optimeret til brug på en computer og fungerer bedst på en desktop eller laptop. Vi anbefaler derfor, at du tilgår den via en browser på en større skærm.

Vi har tidligere oplevet, at nogle browser-plugins (f.eks. oversættelses-extensions) kan skabe konflikter i DOM'en (Document Object Model), hvilket forhindrer siden i at loade korrekt. Prøv at deaktivere pluginet for vores side eller brug et inkognitovindue. Kontakt vores support, hvis problemet fortsætter.

Du er altid velkommen til at kontakte os hos Sheltr på support@sheltr.eu.