Hjælpecenter

Ja, bestemt! Den ligger her:

🇩🇰 Dansk introvideo
🇬🇧 Engelsk introvideo

Hvor ofte du modtager mails fra Data Discovery-løsningen afhænger af, hvad din administrator har opsat. De fleste organisationer har sat løsningen til at sende mails ud med en bestemt frekvens, f.eks. en gang om måneden. Hvis du vil vide mere, så spørg administratoren i din organisation eller din leder.

Når du ser et søgeresultat i medarbejderportalen, kan du klikke på dokumentet eller mailen ved at klikke på overskriften. Vi anbefaler, at du ser denne korte video, der viser, hvordan du foretager handlinger i din medarbejderportal.

Hvis du er i tvivl, skal du spørge din leder eller administratoren for løsningen.

Når du har valgt at slette en fil, vil den fremgå af listen ‘Markeret til sletning’. Det vil også fremgå, hvor lang tid der går, inden filen bliver slettet.

Ja, du kan blot vælge 'Fortryd markering til sletning' ude til højre i listen 'Markeret til sletning'.

Hvis du gennemgår en fil og finder ud af, at den faktisk ikke indeholder personoplysninger, kan du afvise den. At afvise en fil betyder, at du fortæller systemet, at det, der blev markeret, ikke er relevant - for eksempel fordi der er tale om en falsk positiv.

Bemærk, at du kun kan afvise filer, der ligger under 'Kræver gennemgang'. Filer, der er blevet autobekræftet af systemet, kan ikke afvises, da fundet allerede er valideret med høj sikkerhed - her kan du kun vælge enten at slette eller beholde filen.

Du afviser en fil ved at åbne den fra listen 'Kræver gennemgang' og vælge 'Nej' under 'Korrekt?'. Filen flyttes derefter til listen 'Afviste resultater' i din medarbejderportal.

Nej. At afvise en fil er handlingen. Når du har valgt 'Nej' under 'Korrekt?', vil handlingsknapperne (Marker til sletning, Marker til opbevaring, Beslut senere) ikke længere være synlige, da der ikke længere er personoplysninger, som kræver håndtering.

Nej. Når en fil først er afvist, bliver du ikke bedt om at gennemgå den igen.

Afviste filer forbliver på listen 'Afviste resultater' og fjernes ikke automatisk. På den måde har både du og din administrator det fulde overblik over de filer, du har afvist.

- En fil, der kræver handling, er automatisk bekræftet, hvilket betyder, at vi er meget sikre på, at den indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Du skal derfor blot tage en beslutning - enten slette eller beholde filen.
- En fil, der kræver gennemgang, er ikke automatisk bekræftet - her skal du selv vurdere, om filen indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Hvis det kan bekræftes, skal du herefter vælge den rette handling.

Der kan være flere grunde til, at bestemte filer ikke vises på din liste:

1. Datatypen er ikke dækket af løsningen
Vores løsning identificerer specifikke typer af persondata. Hvis du forventer at se en bestemt type GDPR-data, men den ikke vises, kan du tjekke Hvilke typer persondata kan løsningen finde? i denne FAQ.

2. Filen overtræder (endnu) ikke de konfigurerede politikker
Din administrator har opsat politikker, der bestemmer, hvilke filer der bliver markeret. Hvis dataene i filen ikke overtræder nogen af disse politikker, vil den ikke blive vist på din liste.

3. Niveauet af nøjagtighed er for lavt
Løsningen anvender en nøjagtighedsvurdering for klassificering af data. Hvis de identificerede data ligger under det niveau, som din administrator har konfigureret, vises de ikke.

4. Dataene er testdata eller ugyldige
Hvis du har brugt testdata eller indtastet ugyldige oplysninger (f.eks. et fiktivt CPR-nummer som 112233-1122), vil de muligvis ikke bestå vores valideringskontrol og dermed ikke blive vist i resultaterne.

Når man sletter et resultat i Data Discovery, afhænger det af, hvor persondataene er lokaliseret:

Persondata i en vedhæftet fil
- Hvis persondata kun findes i en vedhæftet fil, vil det være den vedhæftede fil, der bliver slettet.
- Selve e-mailen bliver ikke slettet, men uden den vedhæftede fil.

Persondata i selve e-mailen
- Hvis persondata findes i e-mailens indhold, bliver hele e-mailen slettet, inklusive alle vedhæftede filer.
- Det skyldes, at vedhæftede filer er en del af e-mailen og ikke kan eksistere uafhængigt.

Du kan invitere en ny admin-bruger under menupunktet 'Admin Users'. Bemærk, at medarbejdere ikke skal inviteres til platformen, medmindre de skal administrere løsningen. De får adgang til medarbejderportalen via den e-mailkampagne, der sendes fra platformen.

Når Data Discovery sættes op for jeres organisation, kører vi en indledende fuld scanning, der dækker alle filer i jeres Microsoft 365-miljø. Derefter kører scanning én gang i døgnet for at fange nye og ændrede filer.

Dashboardet giver dig et overblik over din organisations status:

- Øverste diagram viser jeres fremskridt og kan filtreres efter filstatus, afdeling eller datakilde.
- Nederste diagram viser, hvor meget der er fundet, som kræver handling. Du kan f.eks. se top 5 medarbejdere, der måske har brug for lidt nudging, eller søge efter resultater opdelt på afdelinger, GDPR-datakategorier eller datakilder.
- Du kan tilføje filtre i øverste højre hjørne.

Bemærk, at graferne skelner mellem antal filer og antal forekomster af data, hvor det sidste som regel er et højere tal.

Exchange & OneDrive
Når filer mappes til en ny bruger, vises de ikke længere for den oprindelige ejer, men for den bruger, de mappes til.

Det betyder:
Medarbejderportalen: Filerne vil ikke længere være synlige for den oprindelige ejer, men vil i stedet vises i listen hos den nye ejer.
Administratorplatform: Filerne vises relateret til den nye ejer, hvilket betyder, at de både under ‘Flagged files’ og i diagrammerne vises under den nye ejer og den nye ejers afdeling, hvis det er relevant.

Hvis du vælger at slette mappingen, vil filerne automatisk vende tilbage til den oprindelige ejer igen, både i grafer, Flagged files og på medarbejderportalen.

NB!!! Specifikt for SharePoint
Hvis du vælger at slette en mapping på SharePoint, vil filerne ophøre med at have en ejer og skal efterfølgende mappes manuelt. Det skyldes, at der ikke er en ejer på den enkelte location på SharePoint, på samme måde som der er for Exchange og OneDrive.

På SharePoint fungerer ejerskab anderledes end på Exchange eller OneDrive, hvor der er en tydelig ejer af lokationen. For at tildele ejerskab til en fil ser vi derfor på følgende faktorer:

- Senest redigeret af – Hvis en bruger har redigeret filen, tildeles ejerskab til denne.
- Oprettet af – Hvis ingen redigering er registreret, tildeles ejerskab til den bruger, der har oprettet filen.
‍
Hvis ingen af disse oplysninger er tilgængelige, skal filen manuelt mappes til en ejer.

En regel gælder for alle, hvor betingelsen er opfyldt. For eksempel vil en regel, der ekskluderer OneDrive-mapper med navnet 'Privat', omfatte den mappe for alle brugere, der har en sådan.

Hvis du vil begrænse omfanget, kan du afgrænse reglen til en specifik bruger.

Ja, du kan afgrænse en regel til en specifik bruger. En regel kan dog kun afgrænses til én bruger ad gangen, så hvis den samme regel skal gælde for to eller flere specifikke personer, skal du oprette en regel pr. person med samme logik.

I mange tilfælde findes der en renere vej end at afgrænse pr. bruger - for eksempel ved at indsnævre reglen via SharePoint site, file path eller en anden egenskab, der naturligt dækker netop de personer, du har i tankerne.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du bedst griber en konkret situation an, er du velkommen til at kontakte os på support@sheltr.eu, så ser vi på det sammen.

Ja. Under 'Sender name' i reglerne kan du tilføje e-mailadresser på specifikke afsendere, hvis mails ikke skal vises i resultaterne - hverken på admin-platformen eller i medarbejderportalen. Et typisk eksempel er at ekskludere nyhedsbreve eller andre automatiske mails.

Ja. Klik på 'Edit rule' til højre for den regel, du vil ændre, og opdater detaljerne efter behov.

Under menupunktet 'Email Campaigns' kan du sende kampagner til medarbejderne. Du kan vælge, om kampagnen skal sendes én gang eller gentagne gange, og om den skal sendes til specifikke medarbejdere, afdelinger eller alle medarbejdere. Du kan også tilføje din egen besked til e-mailen.

Har du spørgsmål eller ønsker uddybning, så kontakt os gerne på support@sheltr.eu.

Det afhænger af typen af kampagne:

- En engangsmail, der allerede er afsendt, kan ikke redigeres.
- En engangsmail, der er planlagt, men endnu ikke afsendt, kan redigeres.
- En tilbagevendende kampagne kan redigeres.

Hvis du har brug for at ændre en engangsmail, der allerede er sendt ud, skal du derfor oprette en ny. Ellers kan du åbne kampagnen og foretage dine ændringer.

Filer, som medarbejdere har afvist, kan findes på admin-platformen ved at filtrere 'Flagged files' på status 'Dismissed'. Afviste filer fjernes ikke automatisk, så hele historikken er tilgængelig, hvis du har brug for at gennemgå den.

Bemærk, at du som administrator ikke kan gennemgå indholdet af en medarbejders filer; det er kun medarbejderen selv, der kan det. Hvis du har mistanke om, at en medarbejder afviser for hurtigt, kan du enten gøre medarbejderens leder opmærksom på det eller selv tage en snak med medarbejderen for at sikre, at vedkommende forstår, hvornår en fil bør afvises.

Ikke automatisk. Medarbejdere vælger ikke altid det rigtige, og præcis samme data i samme kontekst er sjældent noget, der dukker op igen - så en afvisning lukker det konkrete fund uden at påvirke fremtidige scanninger.

Hvis du oplever falske positiver, som du mener, vi bør lære af, er du dog meget velkommen til at dele dem med os. Vi vil have brug for at se de pågældende dokumenter for at forstå, hvad der sker, og vurdere, om det er noget, vi kan forbedre. Du er velkommen til at kontakte os på support@sheltr.eu.

Ja. Som administrator har du to eksportmuligheder:
‍
- Flagged files kan eksporteres til en CSV-fil, så du får en sorterbar oversigt, som du kan filtrere og analysere uden for platformen - praktisk til ledelsesrapportering eller dybere analyse.
- Den historiske udviklingsgraf øverst på dashboardet kan også eksporteres, så du kan vise udviklingen i jeres organisations oprydningsindsats over tid.

Medarbejdere: Der er to måder at logge ind på medarbejderportalen:

- Klik på knappen 'Gå til dit GDPR-overblik' i den mail, du modtager fra systemet.
- Gå direkte til dd.sheltr.eu/ee/login i din browser.

I begge tilfælde bliver du ført til en login-skærm, hvor du logger ind med din Microsoft-konto.
‍
Administratorer: Gå til dd.sheltr.eu/login og log ind med din Microsoft-konto.

Ja. Du kan bogmærke dd.sheltr.eu/ee/login i din browser, så du nemt har adgang til portalen, når du har brug for det.

For medarbejdere: Ja. Medarbejderportalen findes nu i en fuld mobilversion, så du kan gennemgå og håndtere dine filer hvor som helst - uanset om du er på telefon, tablet eller computer.

For administratorer: Admin-platformen er optimeret til desktop-brug, så vi anbefaler, at du tilgår den via en browser på en større skærm.

Vi har tidligere oplevet, at nogle browser-plugins (f.eks. oversættelses-extensions) kan skabe konflikter i DOM'en (Document Object Model), hvilket forhindrer siden i at loade korrekt. Prøv at deaktivere pluginet for vores side eller brug et inkognitovindue. Kontakt vores support, hvis problemet fortsætter.

Du er altid velkommen til at kontakte os hos Sheltr - vi kan kontaktes på support@sheltr.eu.