.svg)
Sheltr hjælper små og mellemstore virksomheder med at fjerne gamle persondata, beskytte følsomme oplysninger og overholde whistleblower-lovgivningen.
Whistleblower software og whistleblowerportaler er blevet en central del af mange virksomheders compliance- og sikkerhedsarbejde.
Med en effektiv whistleblowerløsning kan du leve op til kravene i whistleblowerloven, beskytte medarbejdernes anonymitet og skabe gennemsigtighed om kritisable forhold. Denne guide gennemgår trin for trin, hvordan du praktisk implementerer en whistleblowerportal, hvem der skal have adgang, og hvilke krav der gælder for både virksomheden og whistleblowerenheden.
At implementere en whistleblowerløsning på din arbejdsplads behøver ikke være kompliceret. Med den rette tilgang kan du hurtigt komme i mål med en løsning, der både opfylder lovkrav og skaber tryghed blandt medarbejdere, samarbejdspartnere og andre interessenter. Denne guide hjælper dig godt i gang og giver et overblik over de vigtigste krav og bedste praksis, når du opsætter en whistleblowerportal.
Hvem skal have adgang til whistleblowerportalen?
En effektiv whistleblowerportal skal være let tilgængelig for dem, der kan få brug for den.
Medarbejdere: Portalen skal stilles til rådighed for alle virksomhedens ansatte, så enhver kan indberette kritisable forhold.
Eksterne interessenter: Afhængigt af virksomhedens struktur kan adgangen også udvides til samarbejdspartnere, leverandører, aktionærer, bestyrelsesmedlemmer eller andre relevante parter. Dette kan styrke gennemsigtigheden og tilliden til virksomheden.
Hvilke krav er der til virksomheden?
Virksomheder, der er omfattet af whistleblowerloven, har pligt til at oprette en whistleblowerordning og udpege en enhed til at modtage og behandle indberetninger.
Udpeg en whistleblowerenhed: Det kan være en enkelt person eller en hel afdeling, men den skal være upartisk og i stand til at håndtere indberetninger objektivt og sagligt.
Uafhængighed: Enheden skal arbejde uafhængigt af virksomhedens daglige ledelse og må ikke bestå af medlemmer af direktionen.
Retningslinjer: Der skal fastlægges klare retningslinjer for, hvordan whistleblowerenheden sagsbehandler indberetninger, herunder hvordan der følges op, dokumenteres og gives feedback.
Hvilke krav er der til whistleblowerenheden?
En professionel og betroet whistleblowerenhed er afgørende for at sikre en effektiv og lovmedholdelig ordning. Enheden skal:
Modtage og håndtere indberetninger: Sikre, at alle indberetninger registreres og behandles korrekt.
Kommunikere med whistlebloweren: Bekræfte modtagelsen af indberetningen senest syv dage efter indsendelsen.
Følge op: Gennemføre en grundig opfølgning på sagen for at sikre, at alle relevante oplysninger indsamles og vurderes.
Give feedback: Tilbyde whistlebloweren en statusopdatering eller konklusion hurtigst muligt – og altid inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen.
Ovenstående punkter giver en solid guide til, hvordan man etablerer en velfungerende whistleblowerordning i praksis. Men selv med klare processer og tydelige retningslinjer kan den valgte løsning have stor betydning for, hvor effektivt og sikkert ordningen fungerer. En digital whistleblowerløsning tilbyder en række muligheder og fordele, som mere manuelle eller papirbaserede systemer ikke kan matche.
Fordele ved digital whistleblower software
Ved at bruge en digital whistleblowerløsning sikrer virksomheden en struktureret, sikker og effektiv håndtering af indberetninger. Moderne whistleblower software tilbyder:
Høj datasikkerhed: Kryptering og adgangskontrol, der beskytter både oplysninger og whistleblowerens identitet.
Nem administration: Intuitivt dashboard til håndtering af indberetninger, opfølgning og dokumentation.
Anonymitet: Mulighed for fuld anonym rapportering og anonym dialog mellem whistleblower og enhed.
Compliance: Løsningen hjælper med at opfylde kravene i whistleblowerloven og andre relevante lovgivninger.
Fleksibilitet: Adgang via både computer og mobile enheder, så det er nemt at rapportere fra hvor som helst.
En professionel digital løsning gør det lettere at skabe tillid, gennemsigtighed og lovmedholdelighed, samtidig med at den frigør ressourcer internt.
