.svg)
Sheltr hjælper små og mellemstore virksomheder med at fjerne gamle persondata, beskytte følsomme oplysninger og overholde whistleblower-lovgivningen.
Der er generelt syv pointer du skal være opmærksom på, når du sætter en whistleblowerportal op til organisationen. Hvis det gøres rigtigt, kan kommunikationen af jeres whistleblowerordning nemlig tydeligt illustrere jeres centrale værdier og gøre det klart, hvad formålet med ordningen er.
- 1. Fortæl, at virksomheden har en whistleblowerportal, og hvad formålet med den er
Beskriv formålet klart og i et sprog, alle kan forstå – f.eks. at sikre åbenhed og gennemsigtighed om eventuelle kritisable forhold, og at skabe et trygt miljø, hvor medarbejdere kan komme med ærligt input uden frygt for repressalier. - 2. Beskriv, hvor man finder linket til whistleblowerportalen
Angiv linket både på intranet, i personalehåndbogen og evt. på virksomhedens hjemmeside. Sørg for, at det er nemt at finde, også for evt. medarbejdere uden daglig adgang til computer. - 3. Giv konkrete eksempler på sager, der egner sig til indberetning – og nogle, der ikke gør
Nævn f.eks. økonomisk kriminalitet, chikane eller alvorlige brud på sikkerhedsprocedurer som eksempler på relevante indberetninger. Angiv også, hvad der bør håndteres gennem andre kanaler, f.eks. HR eller nærmeste leder. Henvis gerne til whistleblowerpolitikken eller officielle kilder som Whistleblower.dk. - 4. Gør opmærksom på fortrolighed og anonymitet
Forklar, at alle oplysninger behandles fortroligt, og at whistlebloweren kan vælge at være anonym gennem hele processen. - 5. Vær tydelig om, hvem der modtager og behandler indberetningerne
Oplys, om det er en intern whistleblower-enhed, en udpeget leder, HR eller en ekstern samarbejdspartner. Det skaber tillid at vide, hvem der ser indberetningen først. - 6. Giv oplysninger om lovgivning, datasikkerhed og beskyttelse
Opsummér de vigtigste punkter i den nationale whistleblowerlov, og beskriv kort, hvordan indberetninger opbevares sikkert (f.eks. kryptering, adgangsbegrænsning) og hvem der har adgang. - 7. Forklar processen fra indberetning til afslutning
Beskriv trin for trin, hvad der sker, når en indberetning indsendes – fra modtagelse og vurdering, over eventuel undersøgelse, til afslutning og tilbagemelding. Angiv også, om whistlebloweren får opdateringer undervejs.
Brug punkterne som en tjekliste, når I lancerer eller vedligeholder jeres whistleblowerportal. Hvis I kommer hele vejen rundt om dem, er I godt på vej til at skabe en gennemsigtig, tryg og compliant ordning, som medarbejderne har tillid til at bruge.
